Bauleitplanerische Leistungen umfassen die Vorbereitung und die Erstellung der für Bauleitpläne nach § 1 Absatz 2 des Baugesetzbuchs erforderlichen Ausarbeitungen und Planfassungen sowie die Mitwirkung beim Verfahren. Die Leistungen bei Flächennutzungsplänen sind in fünf Leistungsphasen zusammengefasst und werden wie folgt in Prozentsätzen der Honorare des § 20 HOAI bewertet: 1. für die Leistungsphase 1 (Klären der Aufgabenstellung und Ermitteln des Leistungsumfangs) mit 1 bis 3 Prozent, 2. für die Leistungsphase 2 (Ermitteln der Planungsvorgaben) mit 10 bis 20 Prozent, 3. für die Leistungsphase 3 (Vorentwurf) mit 40 Prozent, 4. für die Leistungsphase 4 (Entwurf) mit 30 Prozent und 5. für die Leistungsphase 5 (Genehmigungsfähige Planfassung) mit 7 Prozent. Die Leistungen bei Bebauungsplänen sind in fünf Leistungsphasen zusammengefasst.

Für die Beauftragung sind an sich jeweils Einzelvergaben durchzuführen.

Es werden Rahmenverträge mit einer definierten Anzahl von Rahmenvertragspartnern vergeben, mithilfe derer ein Expertenpool gebildet wird, über den die Stadt ohne ein weiteres Verfahren die Erstellung von Rechtsplänen gemäß §§ 17-19 HOAI zuzüglich von Besonderen Leistungen gemäß Anlage 9 HOAI beauftragen können.

Auf der Grundlage von Rahmenvereinbarungen kann die Stadt ihr Planer-Team zügig zusammenstellen und auch auf späteren, aus haushalterischen Gründen aber noch ungewissen Bedarf spontan reagieren. Viele kleinere Vergabeverfahren werden durch ein großes Verfahren zur Ermittlung der Rahmenvertragspartner ersetzt. Das spart erheblichen Personaleinsatz im Vergabeverfahren und führt zu einer längerfristigen Bindung der Projektpartner, was zu einer insgesamt qualitätvolleren Projektdurchführung beitragen kann.

Für das Verfahren Stadt werden Rahmenvertragspartner ausgewählt, die Aufträge der Stadt bearbeiten.

Es ist für die Stadt vergaberechtsmäßig zulässig und umsetzbar, über eine Rahmenvereinbarung mit qualifizierten Planungsbüros für die Übernahme von Bebauungsplanverfahren erhebliche Beschleunigung und Reduzierung des Aufwandes zu erreichen. Ziel der Rahmenvereinbarung kann und soll sein, aus einem Pool qualifizierter Planungsbüros die mit geringem auftraggeberseitigem und standardisiertem Steuerungs- und Beauftragungsaufwand die jeweils anstehenden Verfahren zügig und kostengünstig bearbeiten können.

Hierdurch kann die Stadt idealerweise auch bei größeren Maßnahmen aus einem vorher nach sorgfältig ausgearbeiteten Eignungs- und Zuschlagskriterien ausgewählten Pool von Planungsbüros zurückgreifen, die in einem weniger aufwendigen Verfahren über einen Einzelabruf mit einem objekt-konkreten Vertrag ausgestattet werden.

Die Stadt schließt Rahmenverträge mit einem Pool von Rahmenvertragspartnern.

Die Stadt legt in den Rahmenverträgen fest, dass aus dem Pool der Rahmenvertragspartner nach Kapazität auf Grund einer Kapazitätsanfrage bei den Rahmenvertragspartnern einzelne Leistungen abgerufen werden können.

Zunächst erfolgt die Abfrage bei dem wirtschaftlichsten Rahmenvereinbarungspartner.

Steht dieser kapazitativ nicht zur Verfügung, erfolgt die Abfrage bei dem zweitwirtschaftlichsten Rahmenvereinbarungspartner.

Steht dieser kapazitativ nicht zur Verfügung, erfolgt die Abfrage bei dem drittwirtschaftlichsten Rahmenvereinbarungspartner usw..

Durchgeführt wird ein EG-weites Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach GWB und VgV.

Bei dem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb fordert die Stadt eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben. Mit dem Teilnahmeantrag übermitteln die Unternehmen die vom öffentlichen Auftraggeber geforderten Informationen für die Prüfung ihrer Eignung.

Wir verzichten auf eine Nachforderung bei unvollständigen Bewerbungen:

Die Stadt kann den Bewerber oder Bieter grundsätzlich unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Die Stadt legt fest, dass sie keine Unterlagen nachfordern wird.

Nur diejenigen Unternehmen, die von der Stadt nach Prüfung der übermittelten Informationen dazu aufgefordert werden, können ein Erstangebot einreichen. Die Stadt beschränkt die Zahl geeigneter Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Die Stadt verhandelt mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Erstangebote und alle Folgeangebote, mit Ausnahme der endgültigen Angebote, mit dem Ziel, die Angebote inhaltlich zu verbessern. Dabei darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden mit Ausnahme der vom öffentlichen Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien.

Die Stadt behält sich vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten.

Die Stadt stellt sicher, dass alle Bieter bei den Verhandlungen gleichbehandelt werden. Insbesondere enthält sie sich jeder diskriminierenden Weitergabe von Informationen, durch die bestimmte Bieter gegenüber anderen begünstigt werden könnten.

Die Stadt unterrichtet alle Bieter, deren Angebote nicht ausgeschieden wurden, in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs über etwaige Änderungen der Leistungsbeschreibung, insbesondere der technischen Anforderungen oder anderer Bestandteile der Vergabeunterlagen, die nicht die Festlegung der Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien betreffen. Im Anschluss an solche Änderungen gewährt die Stadt den Bietern ausreichend Zeit, um ihre Angebote zu ändern und gegebenenfalls überarbeitete Angebote einzureichen. Die Stadt darf vertrauliche Informationen eines an den Verhandlungen teilnehmenden Bieters nicht ohne dessen Zustimmung an die anderen Teilnehmer weitergeben. Eine solche Zustimmung darf nicht allgemein, sondern nur in Bezug auf die beabsichtigte Mitteilung bestimmter Informationen erteilt werden.

Beabsichtigt die Stadt, die Verhandlungen abzuschließen, so unterrichtet sie die verbleibenden Bieter und legt eine einheitliche Frist für die Einreichung neuer oder überarbeiteter Angebote fest. Die Stadt vergewissert sich, dass die endgültigen Angebote die Mindestanforderungen erfüllen, und entscheidet über den Zuschlag auf der Grundlage der Zuschlagskriterien.