vorgestellt von Thomas Ax

Sie sind nicht daran gehindert, sich zur Durchführung eines Vergabeverfahrens ganz oder teilweise der Hilfe einer externen Vergabestelle zu bedienen, die über qualifizierten Sachverstand verfügen. Externe Vergabestellen können und dürfen den Auftraggeber weitestgehend unterstützen. Nicht zulässig ist es indessen, die Verantwortung für die Vergabe komplett auf diese übertragen. Der Auftraggeber muss das Vergabeverfahren eigenverantwortlich durchführen, also auch die Angebote prüfen und eigenverantwortlich über mögliche Ausschlussgründe und den Zuschlag entscheiden. Dieser Pflicht und Verantwortung im Hinblick auf die Vergabeentscheidung genügt der Auftraggeber aber, wenn er die Wertung durch eine externe Vergabestelle und deren Zuschlagsvorschlag genehmigt. Diese Genehmigung soll zumindest durch einen billigenden Prüfungsvermerk mit verantwortlicher Unterschrift zum Ausdruck kommen.

Wir stellen sicher, dass Sie bzw die zuständigen Stellen Ihres Hauses im Rahmen der von uns durchgeführten Vergabeverfahren in diesem Sinne anforderungsgerecht einbezogen werden. Unser Motto ist: das Verfahren in die Hand nehmen, nicht aber dem Auftraggeber und schon gar nicht: völlig aus der Hand nehmen.

Das Leistungsbild Externe Vergabestelle für Beschaffungsverfahren umfasst alle für die Durchführung des Verfahrens erforderlichen Leistungen.

Insbesondere:

• Zielorientierte Abstimmung über den Beschaffungsbedarf/ Bestimmung des Beschaffungsbedarfes
• Durchführung und Auswertung einer Markterkundung
• Sachgerechte Strukturierung des Verfahrens unter allen relevanten Gesichtspunkten
• Interessengerechte Ausrichtung und Gestaltung des Verfahrens unter allen relevanten Gesichtspunkten
• Erstellung einer Leistungs-/ Aufgabenbeschreibung
• Festlegung der Eignungskriterien und deren Gewichtung
• Festlegung der Auswahlkriterien und deren Gewichtung
• Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
• Festlegung von Bewertungsmatrizes
• Umfassende Beratung des Auftraggebers in allen relevanten vergaberechtlichen Fragestellungen: z. B. zu einer möglichen Aufteilung in Fach- und/ oder Teillose
• Erstellung der Ausschreibungsunterlagen (formal und fachlich)
• ggf. Erstellung der Verträge (bei Bedarf)
• Erstellung der notwendigen Bekanntmachung
• Verfahrensbegleitung: Veröffentlichung der Ausschreibung auf einer Vergabeplattform und Bewerber-/ Bieterkommunikation, ggf. Anpassung der Vergabeunterlagen
• Durchführung der Bewerbungs-/ Angebotsöffnung; Bewerbungs-/ Angebotsbewertung
• Erarbeitung und Vorstellung und Abstimmung des Vergabevorschlags
• Durchführung der Zuschlagserteilung, Information der nicht erfolgreichen Bieter
• ggf. Aufhebung des Vergabeverfahrens
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Verhandlungen oder Angebotspräsentationen
• Dokumentation des kompletten Vergabeverfahrens unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben