Vielfach können Auftraggeber weder für den Aufbau der Vergabestelle noch für die Durchführung der Vergabeverfahren die erforderliche rechtliche Kapazität und Expertise vollständig vorhalten, um sämtliche komplexen Fragestellungen innerhalb der häufig engen zeitlichen Vorgaben rechtssicher bearbeiten zu können. Dies betrifft insbesondere Fälle, in denen Spezialkenntnisse, wie bei der Umsetzung komplexer Projekte, erforderlich sind, oder Fragestellungen, die eine vertiefte Auseinandersetzung mit technisch anspruchsvollen Themen erfordern, zu bearbeiten sind. An dieser Stelle können wir ins Spiel kommen.

AxExterneVergabestelle GmbH bietet an die rechtliche Unterstützung insbesondere in folgenden Bereichen:

• Aufbau einer Vergabestelle voraussichtlich unter juristischer Leitung gemeinsam mit einer Mitarbeiterin bzw. einem Mitarbeiter, die für die Beschaffung von Liefer- und/oder Dienstleistungen zuständig sein wird;
• Unterstützung bei vergaberechtlichen Fragestellungen bzw. bei der Vorbereitung und Durchführung einzelner Vergaben sowie ggf. die rechtsanwaltliche Beratung und Vertretung in Rechtsbehelfsverfahren vor Vergabekammern und/oder Beschwerdeinstanzen;
• Unterstützung bei vertragsrechtlichen Fragestellungen.

AxExterneVergabestelle GmbH berät und unterstützt die Vergabestelle sowie die Fachbereiche des Auftraggebers (AG) in allen rechtlichen Fragestellungen – auch in Form von Schulungen. Die Unterstützung durch AxExterneVergabestelle GmbH kann sich insbesondere auf folgende Aufgabenbereiche erstrecken:

Vergabestelle und Vergabeverfahren

• Beratung und Unterstützung beim Aufbau der Vergabestelle mit dem Ziel, die Kenntnisse der Leitung sowie der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vergaberecht zu schulen;
• Unterstützung bei der Erstellung von Standardprozessen und Musterdokumenten;
• Unterstützung bei der Identifikation und Bewertung rechtlicher Risiken im Zusammenhang mit Vergaben;
• Unterstützung bei und ggf. Übernahme der Prüfung der Vergabepflicht von Beschaffungsvorhaben;
• Beratung bei der Wahl des Vergabeverfahrens einschließlich der Verfahrensgestaltung;
• Unterstützung bei der Erstellung von Vergabeunterlagen und der Durchführung von Vergabeverfahren;
• Ggf. Prüfung aller relevanten vergaberechtlichen Fragestellungen und Klärung von einzelnen Rechtsfragen, die sich im Zusammenhang mit der Durchführung von Vergabeverfahren stellen;
• Beratung und Unterstützung bei der Kommunikation mit Bietern;
• Beratung und/oder Unterstützung bei der Prüfung und Wertung von Angeboten;
• Unterstützung bei der Abwehr von Verfahrensrügen;
• Unterstützung und/oder Vertretung in Nachprüfungsverfahren vor Vergabekammern und Gerichten;
• Unterstützung bei der elektronischen Durchführung der Vergabeverfahren.

Verträge

• Unterstützung bei der Vertragsgestaltung für zukünftige Beschaffungen, insbesondere wenn Rechtsgebiete berührt sind, die Spezialkenntnisse erfordern, über welche der AG nur rudimentär oder gar nicht verfügt;
• Unterstützung bei der Auslegung bereits bestehender Verträge sowie bei der Durchsetzung eigener Ansprüche und der Abwehr unberechtigter Forderungen Dritter oder bei etwaigen Vertragsanpassungen.

Die Leistung wird nach Stunden vergütet. Der Stundensatz ist ein Einheitsstundensatz (inkl. etwaiger administrativer Aufgaben wie z. B. die Betreuung der eVergabe-Plattform) und fällt unabhängig von der Seniorität des eingesetzten Personals an. Mit dem Stundensatz sind auch sämtliche Auslagen und Nebenkosten, inklusive etwaig anfallender Reisekosten, abgegolten.

Vor dem jeweiligen Abruf der Leistung legt AxExterneVergabestelle GmbH nach Aufforderung durch den AG eine Aufwandsschätzung (voraussichtlich benötigte Stunden/Kosten) vor. Hierzu wird der AG das Vorhaben und die voraussichtlichen rechtlichen Problemstellungen beschreiben. Die Aufwandsschätzung wird nicht gesondert vergütet.

Der Abruf der Leistung erfolgt mittels Einzelauftragserteilung durch den AG. Vor der Einzelauftragserteilung fordert der AG von AxExterneVergabestelle GmbH eine Aufwandsschätzung an. Im Regelfall wird zwischen AG und AxExterneVergabestelle GmbH eine Höchstgrenze der für den Einzelauftrag maximal aufzuwendenden und abzurechnenden Stunden vereinbart. Die Höchstgrenze darf dabei nur gemäß den näheren Bestimmungen des jeweiligen Einzelauftrags überschritten werden.

Mit dem Stundensatz sind auch sämtliche Auslagen und Nebenkosten, inklusive etwaig anfallender Reisekosten, sowie vereinbarte Nutzungs- und Verwertungsrechte abgegolten. Weitere Auslagen, z. B. Tagegelder, Abwesenheitsgelder, Fotokopien, Post- und Telekommunikationsdienstleistungen, oder zusätzliche Kosten, wie z.B. nachträglich gestiegene Personal- und Materialkosten, können von AxExterneVergabestelle GmbH nicht geltend gemacht werden. AxExterneVergabestelle GmbH erstellt nach Abschluss des jeweiligen Einzelauftrags eine nachvollziehbare, prüffähige Rechnung, in der die jeweils erbrachten Leistungen des Einzelauftrags dargelegt sind, und bestätigt den Abschluss der Ausführungen der Leistungen gegenüber dem Auftraggeber mindestens in Textform. Die Vergütung nur angefangener, d. h. nicht voller Arbeitsstunden, erfolgt anteilsmäßig auf Grundlage des Einheitsstundensatzes. Eine Abrechnung in Stundenbruchteilen (z. B. 6-Minuten-Takt) ist grundsätzlich möglich. Sofern sich ein Einzelauftrag über mehrere Monate erstrecken sollte, ist nach vorheriger Absprache mit dem Auftraggeber eine kalendermonatliche Abrechnung über die bislang erbrachten Leistungen möglich. Die Vergütung wird erst nach Abschluss der Leistungserbringung, dem Erhalt der genannten Bestätigung des Abschlusses der Leistungen, dem Zugang der Rechnung sowie erfolgreicher Prüfung der Rechnung durch den Auftraggeber zur Zahlung fällig. Die Vergütung wird innerhalb von 30 Tagen nach Eingang einer prüffähigen Rechnung durch Anweisung auf das von AxExterneVergabestelle GmbH angegebene Bankkonto gezahlt.

Dem Auftraggeber stehen die erforderlichen Urheberrechte am Inhalt der AxExterneVergabestelle GmbH zur Leistungserbringung zur Verfügung gestellten Vorlagen zu. Der Auftraggeber wird AxExterneVergabestelle GmbH an den zur Verfügung gestellten Vorlagen die zum Zwecke der Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen erforderlichen, nicht ausschließlichen Nutzungsrechte ausschließlich für die Dauer der Leistungserbringung einräumen. Soweit bei der Leistungserbringung Arbeitsergebnisse entstehen, an denen AxExterneVergabestelle GmbH gewerbliche Schutzrechte oder Urheberrechte zustehen, räumt AxExterneVergabestelle GmbH dem Auftraggeber an diesen Arbeitsergebnissen zum Zeitpunkt der jeweiligen Entstehung die nicht ausschließlichen, inhaltlich, zeitlich und räumlich unbeschränkten und unwiderruflichen Nutzungs- und Verwertungsrechte ein. Der Auftraggeber ist daher insbesondere zur umfassenden körperlichen und unkörperlichen Nutzung und Verwertung dieser Arbeitsergebnisse für alle beliebigen Zwecke und in allen denkbaren, derzeit bekannten und unbekannten Nutzungsarten berechtigt. AxExterneVergabestelle GmbH räumt dem Auftraggeber insbesondere das Recht ein, die von ihm geschaffenen Werke und sonstigen Leistungen zu bearbeiten und zu ändern sowie die so bearbeiteten oder geänderten Werke zu vervielfältigen, zu veröffentlichen und zu verbreiten. Die Übertragung bzw. Einräumung weiterer Nutzungsrechte auf beziehungsweise für Dritte durch den Auftraggeber erfolgt nicht. AxExterneVergabestelle GmbH garantiert, dass AxExterneVergabestelle GmbH Inhaber der übertragenen Rechte ist und dass es AxExterneVergabestelle GmbH möglich ist, die dem Auftraggeber in dieser Vereinbarung genannten Rechte wirksam einzuräumen. AxExterneVergabestelle GmbH garantiert außerdem, dass die Werke frei von Rechten Dritter sind, die der vertragsgegenständlichen Rechteeinräumung entgegenstehen könnten. AxExterneVergabestelle GmbH stellt den Auftraggeber von allen Ansprüchen Dritter, die gegen den Auftraggeber in Zusammenhang mit der Ausübung der vertragsgegenständlichen Rechte erhoben werden sollten, auf erstes Anfordern hin frei, sofern der Auftraggeber die Werke im Rahmen der in dieser Vereinbarung festgehaltenen Bestimmungen benutzt. AxExterneVergabestelle GmbH bekannt gewordene Beeinträchtigungen der vertragsgegenständlichen Rechte wird AxExterneVergabestelle GmbH dem Auftraggeber unverzüglich mitteilen.

AxExterneVergabestelle GmbH verpflichtet sich, alle AxExterneVergabestelle GmbH direkt oder indirekt zur Kenntnis gekommenen vertraulichen Informationen strikt vertraulich zu behandeln und nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers an Dritte weiterzugeben, zu verwerten oder zu verwenden. Dies gilt auch für die Zeit nach Beendigung des Vertragsverhältnisses. Dies gilt nicht für Tatsachen, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen, und nicht, wenn eine Verpflichtung zur Offenlegung der vertraulichen Information durch Beschluss eines Gerichts, Anordnung einer Behörde oder ein Gesetz besteht. AxExterneVergabestelle GmbH stellt sicher, dass alle mit der Durchführung dieses Vertrages befassten Personen an die Einhaltung dieser Vorschriften gebunden sind.

AxExterneVergabestelle GmbH sichert die Einhaltung der für AxExterneVergabestelle GmbH geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu. AxExterneVergabestelle GmbH sichert insbesondere zu, das eingesetzte Personal vor Aufnahme der Tätigkeit zu verpflichten, die datenschutzrechtlichen Anforderungen einzuhalten. Zudem werden die bei der Datenverarbeitung beschäftigten Personen belehrt, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten nur zu den vertraglich vorgesehenen Zwecken erfolgen darf: Sie ist damit insbesondere nur im Rahmen der Durchführung der Leistungsbeschreibung und der bei Bedarf erteilten Einwilligung der betroffenen Personen erlaubt und eine Übermittlung von Daten ist ausschließlich an den Auftraggeber gestattet. Darüber hinaus beachtet. AxExterneVergabestelle GmbH auch die Bestimmungen zur Löschung personenbezogener Daten.