Ihre Kita oder Schule braucht eine Mittagsverpflegung? Ihre Kita oder Schule sucht einen anderen Speisenanbieter? Dann sind Sie als öffentlicher Auftraggeber gefragt! Wir verankern für Sie Qualitätsstandards bei der notwendigen Vergabe. Bei der Vergabe einer Verpflegungsleistung soll auf der einen Seite den Bedürfnissen der Einrichtung bzw. der Verpflegungsteilnehmer bestmöglich entsprochen werden. Auf der anderen Seite gilt es das geltende Vergaberecht zu beachten. Hier einen rechtlichen zulässigen Weg zu finden, der beiden Bedürfnissen entspricht, ist nicht immer ganz einfach. An die Ausschreibungsunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, sind hier hohe Anforderungen gestellt. Wir bieten eine deutschlandweit einmalige konkrete Hilfestellung, um von Anfang an die Qualität der Verpflegung verbindlich festzulegen. Wir halten die juristischen Rahmenbedingungen ein und sorgen für eine rechtssichere Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens. Besonders wichtig ist die sorgfältige Erstellung der Vergabeunterlagen, bei der die unterschiedlichen Gegebenheiten und Bedürfnisse der jeweiligen Einrichtungen berücksichtigt werden müssen. Dafür sorgen wir. Soll das Essen in Schulen und Kitas in Zukunft gesünder, ökologischer oder nachhaltiger werden, setzen wir das rechtssicher durch. Wir berücksichtigen die entscheidenden Qualitätskriterien bereits in den Vergabeunterlagen.
A
Abfälle und Entsorgung
Aus Gründen der Nachhaltigkeit sollten Abfälle und insbesondere Lebensmittelabfälle so gering wie möglich gehalten werden.
Beispiele für Vorgaben zur Verringerung des Abfallaufkommens in der Leistungsbeschreibung:
Zur Vermeidung des Abfallaufkommens hat der Auftragnehmer vorbehaltlich anderweitiger gesetzlicher Regelungen folgende Vorgaben einzuhalten:
• Getränke in Dosen werden nicht verkauft bzw. ausgegeben.
• Es werden keine Einzelverpackungen in Form von Fertigdesserts (z. B. Jogurt im Becher) und Getränken verwendet.
• Es werden Mehrwegverpackungen oder wiederverwertbare Verpackungen verwendet.
• Es dürfen nur Küchenrollen und Papierhandtücher aus Altpapier verwendet werden.
• Es erfolgt die ausschließliche Verwendung von ungebleichtem Back-/Koch- und Heißfilterpapieren (z. B. Teefilter).
• Aluminium-Menüschalen dürfen (aufgrund der Gefahr der Freisetzung erhöhter Gehalte an Aluminium und Thallium) nicht verwendet werden.
• Speiseabfälle, Altglas, Pappe, Papier und Leichtverpackungen sowie Fette und Öle werden getrennt gesammelt und der Wertstoffsammlung
zugeführt.
A
Abwechslungsreichtum in der Menügestaltung als Zuschlagskriterium
Der Auftraggeber verfolgt das Ziel, dass das Speiseangebot abwechslungsreich gestaltet wird. Das Speiseangebot ist abwechslungsreich gestaltet, wenn innerhalb der nach der Leistungsbeschreibung einzusetzenden Lebensmittelgruppen wechselnde Lebensmittel verwendet und auf unterschiedliche Weise zubereitet und kombiniert werden.
Der Bieter hat aus diesem Grunde zwei Speisepläne für vier (4) Wochen mit dem Angebot einzureichen. Diese Speisepläne müssen ein Muster für die vom Bieter im Auftragsfalle verwendeten Speisepläne darstellen. Der Auftraggeber wird anhand der unter XX beschriebenen Bewertungsmethode bewerten, ob und inwieweit das Speisenangebot in den vom Bieter eingereichten Speiseplänen abwechslungsreich gestaltet ist. Weiter ist eine Bewertungsmethode zu entwerfen, anhand derer die geforderten Angaben der Bieter zu den vorgenannten Zuschlagskriterien bzw. Unterkriterien bewertet werden.
Beispiel für eine Bewertungsmethode:
Die unter XX geforderten Angaben der Bieter werden wie folgt bewertet:
3 Punkte:
Der Auftraggeber geht in der prognostischen Bewertung auf der Grundlage des vom Bieter eingereichten Speiseplans/der vom Bieter eingereichten Speisepläne davon aus, dass der Bieter das/die im jeweiligen Zuschlagskriterium beschriebene/n Ziel/Ziele vollständig erreichen wird; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Bewertung keine Kritikpunkte/Schwächen.
2 Punkte:
Der Auftraggeber geht in der prognostischen Bewertung auf der Grundlage des vom Bieter eingereichten Speiseplans/der vom Bieter eingereichten Speisepläne davon aus, dass der Bieter das/die im jeweiligen Zuschlagskriterium beschriebene/n Ziel/Ziele im Wesentlichen erreichen wird; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Bewertung lediglich wenige Kritikpunkte/Schwächen.
1 Punkt:
Der Auftraggeber geht in der prognostischen Bewertung auf der Grundlage des vom Bieter eingereichten Speiseplans/der vom Bieter eingereichten Speisepläne davon aus, dass der Bieter das/die im jeweiligen Zuschlagskriterium beschriebene/n Ziel/Ziele zu einem überwiegenden Teil erreichen wird; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Bewertung mehrere Kritikpunkte/Schwächen.
0 Punkte:
Der Auftraggeber geht in der prognostischen Bewertung auf der Grundlage des vom Bieter eingereichten Speiseplans/der vom Bieter eingereichten Speisepläne davon aus, dass der Bieter das/die im jeweiligen Zuschlagskriterium beschriebene/n Ziel/Ziele ansatzweise erreichen wird; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Bewertung zahlreiche Kritikpunkte/Schwächen.
A
Auftragsbekanntmachung
Soweit eine Auftragsbekanntmachung bei EU-weiten Vergaben erforderlich ist, wird das Vergabeverfahren durch die Übersendung der Auftragsbekanntmachung an das Amt für Veröffentlichung bei der EU eingeleitet. Die Bedeutung der Auftragsbekanntmachung sollte nicht unterschätzt werden, da mögliche Bieter anhand der Auftragsbekanntmachung erkennen, ob die Vergabe für sie interessant ist. Außerdem ist der Auftraggeber im weiteren Vergabeverfahren an die Angaben der Auftragsbekanntmachung gebunden. In den weiteren Vergabeunterlagen können diese Angaben zwar weiter konkretisiert, jedoch grundsätzlich nicht mehr abgeändert werden. Um Widersprüche zwischen der Auftragsbekanntmachung und den Vergabeunterlagen zu vermeiden, ist es daher von Vorteil, zunächst die gesamten Vergabeunterlagen zu erstellen und anschließend die Auftragsbekanntmachung fertig zu stellen.
A
Auftragsgegenstand
Sobald der Auftraggeber die Entscheidung getroffen hat, Verpflegungsleistungen am Markt einzukaufen, hat er zu überlegen, welche Leistungen er im Einzelnen beschaffen möchte. Dabei steht dem Auftraggeber ein weites Leistungsbestimmungsrecht zu, da das Vergaberecht zwar die Art und Weise der Beschaffung regelt, nicht jedoch, was der Auftraggeber beschaffen möchte. Der Auftraggeber ist also berechtigt, den Inhalt der Leistung gemäß seinen Erfordernissen und Wünschen auszugestalten. Allerdings gilt das Leistungsbestimmungsrecht nicht unbegrenzt.
Seine Grenzen findet das Leistungsbestimmungsrecht in dem sog. Gebot der produktneutralen Ausschreibung.
Dies bedeutet, dass der Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder ein besonderes Verfahren, das die Erzeugnisse oder Dienstleistungen eines bestimmten Unternehmens kennzeichnet, oder auf gewerbliche Schutzrechte, Typen oder einen bestimmten Ursprung verweisen darf, wenn dadurch Unternehmen oder bestimmte Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden (vgl. § 31 Abs. 6 S.1 VgV; § 23 Abs. 5 S. 1 UVgO). Allerdings kann ausnahmsweise vom dem Gebot der Produktneutralität abgewichen werden; u.a. wenn dies aus sachlichen Gründen gerechtfertigt ist (vgl. § 31 Abs. 6 S.1 VgV; § 23 Abs. 5 S. 2 f. UVgO).
Eine Abweichung aus sachlichen Gründen setzt voraus, dass
• die Abweichung durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt ist,
• vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe angegeben worden sind und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist,
• solche Gründe tatsächlich vorhanden (festzustellen oder notfalls erwiesen) sind,
• die Bestimmung die Unternehmen nicht diskriminiert,
• und dies alles ausreichend dokumentiert wird.
Beispiel für eine Abweichung der produktneutralen Ausschreibung aus sachlichen Gründen:
Für eine Kita sollen Verpflegungsleistungen ausgeschrieben werden. Ausgehend vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung müssen alle Verpflegungssysteme zugelassen werden. Ist in der Kita jedoch keine Küche vorhanden und besteht keine Möglichkeit zur Aufbereitung von Mahlzeiten des Cook & Chill oder Cook & Freeze Systems, ist es i.S.v. § 31 Abs. 6 S.1 VgV bzw. § 23 Abs. 5 S. 2 f. UVgO sachlich gerechtfertigt, in der Leistungsbeschreibung allein das System Cook & Hold vorzugeben. Die Rechtsprechung setzt jeweils hohe Anforderungen an die Rechtfertigung für eine produktspezifische Ausschreibung und prüft genau, ob die vorgenannten Voraussetzungen eingehalten und dokumentiert sind (vgl.
für Verpflegungsleistungen VK Baden-Württemberg, Beschluss vom 04.05.2018 – 1 VK 8/18).
A
Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots
Das wirtschaftlichste Angebot wird anhand der festgelegten Zuschlagskriterien (mitsamt etwaiger Unterkriterien) und entsprechend der angegebenen Gewichtung bestimmt. Hierbei ist der Auftraggeber an die festgelegten Zuschlagskriterien (nebst Unterkriterien) sowie deren Gewichtung und etwaige Bewertungsregeln gebunden.
VORSICHT
Es hat eine hinreichende Dokumentation des gesamten Wertungsvorgangs, also der einzelnen Wertungsstufen, und des Wertungsergebnisses zu erfolgen!
Vorabinformation bei EU-weiten Verfahren: Nach der Bestimmung des obsiegenden Bieters im Rahmen der Angebotsprüfung und -wertung müssen die nicht berücksichtigten Bieter über die geplante Zuschlagserteilung auf das Angebot des obsiegenden Bieters vorab informiert werden. Im Zuge dessen müssen den unterlegenen Bietern der Name des erfolgreichen Bieters, die Gründe für die Nichtberücksichtigung ihres eigenen Angebots und der früheste Zeitpunkt des Vertragsschlusses mitgeteilt werden. Von den in § 134 Abs. 2 GWB für das Informationsschreiben vorgesehenen Formvarianten, sollte die elektronische Form oder das Fax i.S.v. § 134 Abs. 2 S. 2 GWB gewählt werden. In diesem Fall darf der Vertrag zehn Kalendertage nach Absendung des Informationsschreibens geschlossen werden.
Beispiel: Wird die Vorabinformation am 10.12.2019 per E-Mail versandt, endet die Wartefrist gemäß § 134 Abs. 2 S. 1 GWB mit Ablauf des 20.12.2019, so dass der Zuschlag frühestens am 21.12.2019 erteilt werden darf.
Außerdem besteht auch im nationalen Verfahren nach § 46 Abs. 1 UVgO für jeden nicht erfolgreichen Bieter die Möglichkeit, sich über das Ergebnis der Vergabe und insbesondere die wesentlichen Gründe für die Ablehnung seines Angebotes sowie die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes und den Namen des erfolgreichen Bieters zu informieren. Hierfür muss ein Antrag gestellt werden. Die Vergabestelle muss die entsprechenden Informationen innerhalb von 15 Tagen nach Vertragsschluss erteilen. Unbeschadet dessen hat die Vergabestelle die Bieter unverzüglich über die erfolgte Zuschlagserteilung zu informieren.
B
Berücksichtigung besonderer Ernährungsbedürfnisse
Die Berücksichtigung individueller Unverträglichkeiten und kultureller Essgewohnheiten sollte Bestandteil des Verpflegungsangebots sein.
Beispiele für Vorgaben zur Berücksichtigung besonderer Ernährungsbedürfnisse in der Leistungsbeschreibung
• Der Auftragnehmer hat Essensteilnehmern mit Allergien oder krankheitsbedingten Einschränkungen nach entsprechender Attest-Einreichung die Teilnahme am Essen durch ein diesen Essensteilnehmern gerecht werdendes Essensangebot zu ermöglichen. Für diese Personen sind gesonderte Mahlzeiten anzubieten, welche den jeweiligen Erfordernissen gerecht werden.
• Wird ein schweinefleischhaltiges Gericht angeboten, muss ein Alternativgericht mit einer anderen Fleischsorte angeboten werden, soweit einem oder mehreren Essensteilnehmern aus religiösen und/oder sonstigen Gründen der Konsum von Schweinefleisch untersagt ist.
B
Biologische Produkte
Ökologisch/biologisch hergestellte Produkte fördern die Nachhaltigkeit. Davon profitieren Umwelt, Tiere und Menschen. In der ökologischen/biologischen Erzeugung bestehen derzeit hohe verbindliche Standards bezüglich des Tierwohls. Für die Beschaffung von Lebensmitteln, die aus ökologischer/biologischer Erzeugung stammen bietet es sich an, einen Mindestanteil an ökologischen/ biologischen Produkten bezogen auf den Gesamtwareneinsatz festzulegen. Dafür ist zu überlegen, in welchem Umfang ökologische/biologische Produkte verwendet werden sollen. Die Bayerischen Leitlinien Gemeinschaftsverpflegung empfehlen einen Mindestanteil an ökologischen/biologischen Produkten von nicht unter 10-20 %. Im Sinne der Nachhaltigkeit und im Rahmen der Verfügbarkeit kann der Prozentsatz auch höher angesetzt werden. Dabei ist zu definieren, ob lediglich bestimmte Produkte, bestimmte Produktgruppen oder aber das Gesamtangebot aus ökologischen/biologischen Produkten bestehen sollen.
Beispiel für eine Leistungsbeschreibung, durch die der Auftraggeber sicherstellen will, dass der monetäre Anteil der vom Auftragnehmer für den Auftrag einzusetzenden Produkte aus ökologischer/biologischer Produktion i.S.d. Verordnung (EG) Nr. 834/2007 des Rates vom 28.06.2007 gemessen am pro Quartal einzusetzenden auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) mind. 20 % beträgt.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Produkte aus ökologischer/biologischer Produktion i.S.d. Verordnung (EG) Nr. 834/2007 des Rates vom 28.06.2007 (EG-Öko-VO) zu verwenden. Der monetäre Anteil der für den Auftrag einzusetzenden Produkte aus ökologischer/biologischer Produktion i.S.d. Verordnung (EG) Nr. 834/2007 des Rates vom 28.06.2007 gemessen am pro Quartal einzusetzenden auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) muss mindestens 20 % betragen.
Beispiel für eine Leistungsbeschreibung bei einer Ausschreibung eines Kantinenbetriebes, bei der der Auftraggeber sicherstellen will, dass der monetäre Anteil der vom Auftragnehmer für den Auftrag einzusetzenden Produkte aus ökologischer/biologischer Produktion i.S.d. Verordnung (EG) Nr. 834/2007 des Rates vom 28.06.2007 gemessen am pro Quartal einzusetzenden auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) mindestens 20 % beträgt. Weiter will der Auftraggeber bei diesem Beispiel sicherstellen, dass einzelne Komponenten der auf dem Speiseplan beschriebenen Speisen als Produkte aus ökologischer/biologischer Produktion …… i.S.d. Verordnung (EG) Nr. 834/2007 des Rates vom 28.06.2007 gekennzeichnet werden.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Produkte aus ökologischer/biologischer Produktion i.S.d. Verordnung (EG) Nr. 834/2007 des Rates vom 28.06.2007 zu verwenden. Der monetäre Anteil der für den Auftrag einzusetzenden Produkte aus ökologischer/biologischer Produktion i.S.d. Verordnung (EG) Nr. 834/2007 des Rates vom 28.06.2007 gemessen am pro Quartal einzusetzenden auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) muss mindestens 20 % betragen. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber spätestens nach Ablauf eines (1) Monats ab Zuschlagserteilung den Nachweis über die Beantragung der Zertifizierung nach § 6 Ökolandbaugesetz i.V.m. der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 des Rates vom 28.06.2007 unaufgefordert vorzulegen. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber den Nachweis über die erfolgreiche Zertifizierung spätestens nach Ablauf von drei (3) Monaten ab Leistungsbeginn unaufgefordert vorzulegen. Kommt der Auftragnehmer dieser Verpflichtung nicht nach, hat der Auftraggeber das Recht, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.
Beispiel für ein Zuschlagskriterium, durch das der Auftraggeber bei der Wertung positiv berücksichtigen will, dass der Bieter, über die in der Leistungsbeschreibung beschriebene Mindestanforderung hinaus, einen größeren Anteil an Produkten aus ökologischer/biologischer Produktion anbietet.
Der monetäre Anteil der für den Auftrag einzusetzenden Produkte aus ökologischer/biologischer Produktion i.S.d. Verordnung (EG) Nr. 834/2007 des Rates vom 28.06.2007 gemessen am pro Quartal einzusetzenden auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto) hat gemäß der Leistungsbeschreibung mindestens 20 % des monetären Wareneinsatzes gemessen am Gesamtwareneinsatz (Brutto) zu betragen. Ein Angebot mit höherem Anteil an ökologischen/biologischen Produkten wird gemäß nachfolgender Tabelle besser bewertet.
Monetärer Anteil der für den Auftrag einzusetzenden ökologischen/biologischen Produkte i.S.d. Verordnung (EG) Nr. 834/2007 des Rates vom 28.06.2007 gemessen am pro Quartal einzusetzenden auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatz (Brutto)
<10 % 0
<20 % 1
<30 % 2
≥30 % 3
D
Dienstleistungskonzession
Bei einer Dienstleistungskonzession räumt der Auftraggeber dem Auftragnehmer (Speisenanbieter) für die von diesem zu erbringende Dienstleistung das Recht zur Verwertung der Dienstleistung ein (ggf. zzgl. einer Zahlung). Die Vergütung für seine Dienstleistung erhält der Auftragnehmer von Dritten (z. B. den Essensteilnehmern). Wesentliches Unterscheidungsmerkmal zum öffentlichen Dienstleistungsauftrag ist dabei, dass bei einer Dienstleistungskonzession das Betriebsrisiko beim Auftragnehmer liegt, was voraussetzt, dass dieser das wirtschaftliche Nutzungs- und Verwertungsrisiko trägt.
Die Laufzeit eines Konzessionsvertrages muss gemäß § 3 Abs. 1 S. 1 KonzVgV zeitlich begrenzt sein. Die regelmäßige Laufzeit von Dienstleistungskonzessionen bei Verpflegungsleistungen liegt bei fünf Jahren.
Beispiel für eine Dienstleistungskonzession
Eine öffentliche Einrichtung vergibt die Bewirtschaftung ihrer Betriebsgastronomie für die Dauer von vier Jahren. Der Betreiber erhält das Nutzungsrecht für die Kantine und bietet die von ihm zubereiteten Speisen auf eigenes wirtschaftliches Risiko an. Die Speisen werden direkt von den Essensteilnehmern bezahlt.
„Das Betriebsrisiko liegt beim Auftragnehmer“
Was bedeutet das?
In der Praxis zahlen in diesen Fällen die Essensteilnehmer bzw. bei Kindern deren Eltern regelmäßig auf Grundlage privatrechtlicher Verträge
direkt an den Speisenanbieter eine Vergütung.
Soweit eine Zuzahlung seitens des Auftraggebers erfolgt, darf diese nicht so hoch sein, dass kein Betriebsrisiko für den Auftragnehmer mehr besteht.
Andernfalls handelt es sich nicht um eine Dienstleistungskonzession, sondern um einen öffentlichen Dienstleistungsauftrag.
E
Eignungskriterien
Öffentliche Liefer- und Dienstleistungsaufträge und Dienstleistungskonzessionen werden an fachkundige und leistungsfähige (= geeignete) Unternehmen vergeben. Zur Überprüfung der Fachkunde und Leistungsfähigkeit der Bieter legt der Auftraggeber bestimmte Eignungskriterien fest. Eignungskriterien dürfen sich auf folgende Aspekte beziehen:
• Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
• wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
• technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Die Eignungskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und in einem angemessenen Verhältnis stehen.
Welche Kriterien können als Eignungskriterien definiert werden?
Oberhalb der Schwellenwerte sind die maßgeblichen Regelungen für die Eignungskriterien in den §§ 44-46 VgV aufgeführt.
Unterhalb der Schwellenwerte sind Vorgaben zu Eignungskriterien in § 33 UVgO zu finden.
Bei der Vergabe von Verpflegungsleistungen bietet es sich insbesondere an, Nachweise betreffend die Eignungskategorie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bieter zu fordern.
Als Beleg der erforderlichen technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bieter bei der Vergabe von Verpflegungsleistungen können u.a. verlangt werden:
• Angemessene Anzahl an Referenzen über geeignete Leistungen der letzten drei Jahre (unter Berücksichtigung von Verpflegungssystem/täglich zu liefernder Portionszahl)
• Beschreibung der Maßnahmen der Qualitätssicherung, hier insbesondere Qualitätsmanagementsystem einschließlich Hygienekonzept
• Erklärung zur durchschnittlichen Beschäftigtenanzahl des Unternehmens und des Führungspersonals aus den letzten drei Jahren
• Einschlägige berufliche Qualifikation der Leitung des Unternehmens, z. B. Koch, Diätassistent, Ökotrophologe oder vergleichbare Ausbildung
• Nachweis über technische Fachkräfte in der Qualitätskontrolle
E
Eignungsprüfung
Können die Eignungskriterien nicht erfüllt werden, wird das Angebot ausgeschlossen. Es findet eine unternehmensbezogene Prüfung statt. Dabei können die Eignungsanforderungen lediglich erfüllt oder nicht erfüllt werden, d. h. ein Bieter ist entweder geeignet oder aber nicht geeignet. Ein Vergleich mit anderen Bietern findet nicht statt. Infolgedessen darf nicht berücksichtigt werden, ob ein Bieter besser oder schlechter im Vergleich zu anderen Teilnehmern des Vergabeverfahrens geeignet ist. Es gibt kein „Mehr an Eignung“. Sind die Eignungsanforderungen nicht erfüllt, führt dies zwingend zum Ausschluss des Bieters vom weiteren Vergabeverfahren.
F
Fachliche und rechnerische Richtigkeit; Angemessenheit des Preises
Die fachliche und rechnerische Richtigkeit der Angebote sowie die Angemessenheit der angebotenen Gesamtpreise wird geprüft. Auf ein Angebot mit einem unangemessen niedrigen Preis darf der Zuschlag nicht erteilt werden. Entscheidend ist der Gesamtpreis des Angebotes. Ausgangspunkt der Angemessenheitsbestimmung sind üblicherweise die anderen Angebote oder aber die eigene Kostenschätzung des Auftraggebers. In der Praxis wird grundsätzlich eine Aufklärungserfordernis ab einem 20 %igen Abstand angenommen. Enthält ein Angebot einen ungewöhnlich niedrigen Preis, muss der Bieter durch Aufklärung die Möglichkeit erhalten, diesen nachvollziehbar zu erklären.
Wird der Preis durch den Bieter nicht nachvollziehbar erklärt, wird das Angebot ausgeschlossen. Ein Angebotsausschluss ohne vorangehende Aufklärung ist unzulässig. Die Einzelheiten der Angemessenheitsprüfung ergeben sich aus § 60 UVgO und § 44 UVgO.
F
Fairer Handel
Die Verwendung von fair gehandelten Produkten kann als sozialer und ökologischer Aspekt bei der Auftragsvergabe berücksichtigt werden. Als solche Produkte kommen z.B. Kaffee und Bananen in Betracht. Orientierung hierzu bietet das Fairtrade-Siegel.
Beispiel für die Vorgabe zur Verwendung von fair gehandelten Produkten (hier: Kaffee und Bananen) in der Leistungsbeschreibung:
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Kaffee und Bananen, die außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes angebaut oder weiterverarbeitet wurden, nur zu verwenden, wenn diese Produkte den sozialen und ökologischen Anforderungen des Fairtrade-Siegels entsprechen. Soweit der Auftragnehmer im Rahmen der Auftragsausführung Kaffee und Bananen, die außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes angebaut oder weiterverarbeitet wurden, verwendet hat, hat er dem Auftraggeber unaufgefordert am Ende des Vertragsjahres durch Vorlage von Lieferscheinen und Rechnungen nachzuweisen, dass diese Produkte die Anforderungen des Fairtrade-Siegels erfüllen.
F
Frische und Verarbeitungsqualität
In der Gemeinschaftsverpflegung werden Produkte unterschiedlicher Convenience-Stufen verwendet. Hierbei sind u.a. aus ernährungsphysiologischen und sensorischen Aspekten Produkte der ConvenienceStufen 0 bis 2 zu bevorzugen.
Beispiel für eine Mindestanforderung in der Leistungsbeschreibung, mit der der Auftraggeber sicherstellt, dass eine nährstoffoptimierte und abwechslungsreiche Verpflegung erfolgt:
• Werden Convenience-Produkte der Stufen 4 oder 5 eingesetzt, sind bei der Speisenzubereitung Produkte im Umfang von XX % des auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatzes (Brutto) mit niedriger Conveniencestufe (0 bis 2) zu ergänzen.
und/oder
• Mind. XX % des auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatzes (Brutto) müssen den Convenience-Stufen 0 bis 2 entsprechen.
und/oder
• Maximal XX % des auftragsgegenständlichen monetären Gesamtwareneinsatzes (Brutto) darf den Convenience-Stufen 4 und 5 entsprechen.
und/oder
• Soweit kein frisches Obst und Gemüse eingesetzt wird, ist tiefgekühltes Gemüse und tiefgekühltes Obst einzusetzen
G
Gentechnikfreie Produkte
Möchte die Einrichtung dem Wunsch nach gentechnikfreien Produkten entsprechen, kann dies in der Leistungsbeschreibung festgehalten werden. Beispiel für die Vorgabe zur Verwendung von gentechnikfreien Produkten in der Leistungsbeschreibung Es werden keine gentechnisch veränderten Lebensmittel eingesetzt. Die eingesetzten tierischen Produkte (d.h. Milch und Milchprodukte, Frischfleisch, Fleischund Wurstwaren, Eier und Eiprodukte) stammen aus gentechnikfreier Fütterung.
G
Gütezeichen als Qualitätsnachweis
Als Nachweis bestimmter Qualitätsansprüche bieten Gütezeichen i.S.v. § 34 VgV bzw. § 24 UVgO Orientierung. Vergaberechtlich dürfen unter bestimmten Voraussetzungen Gütezeichen als Beleg dafür gefordert werden, dass die Liefer- oder Dienstleistung bestimmten Merkmalen entspricht. Es müssen dabei auch andere Gütezeichen akzeptiert werden, die gleichwertige Anforderungen an die Leistung stellen. Wenn ein Bieter außerdem keine Möglichkeit hat, innerhalb einer einschlägigen Frist ein gefordertes Gütezeichen zu erlangen, muss der Auftraggeber auch andere Belege akzeptieren, welche die geforderten Kriterien nachweisen.
Im Vergabeverfahren darf außerdem nur dann ein Gütezeichen gefordert werden, wenn alle Anforderungen des Gütezeichens für die Bestimmung der Merkmale der Leistung geeignet sind und mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen. Verlangt der Auftraggeber nicht die Erfüllung aller Anforderungen des Gütezeichens, muss er angeben, welche Anforderungen gemeint sind und diese konkret benennen.
L
Lieferauftrag, Dienstleistungsauftrag und Dienstleistungskonzession
Öffentliche Auftraggeber können Verpflegungsleistungen als öffentlichen Liefer- oder Dienstleistungsauftrag oder als Dienstleistungskonzession vergeben. Danach richten sich die zu beachtenden Vergabebestimmungen und die relevanten EU-Schwellenwerte.
Ein öffentlicher Liefer- oder Dienstleistungsauftrag unterscheidet sich von einer Dienstleistungskonzession u.a. dahingehend, dass der Auftraggeber für die vom Auftragnehmer erbrachte Leistungserbringung ein Entgelt an den Auftragnehmer bezahlt.
Beispiel für einen Lieferauftrag
Der Träger einer Kita vergibt den Auftrag zur Lieferung von Mittagsverpflegung für eine Kita. Der Lieferant liefert die fertig zubereiteten Speisen zur Kita und erhält vom Träger die vereinbarte Vergütung. Weitere Leistungen erbringt der Lieferant nicht.
L
Lose
Um den Mittelstand in Deutschland zu unterstützen, fordert das Vergaberecht, Aufträge in Teilaufträge, sog. Lose, aufzuteilen (§ 97 Abs. 4 S. 2 GWB; § 22 Abs. 1 S. 1 UVgO). Das bedeutet, dass Leistungen grundsätzlich in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben sind.
Beispiel für eine Losaufteilung der Menge nach (Teillose):
Es soll ein Auftrag zur Belieferung von fünf (5) räumlich entfernt auseinander liegenden Schulen mit Mittagsverpflegung vergeben werden. Nach dem vorgenannten Grundsatz der Losaufteilung hat der Auftraggeber für die räumlich entfernt liegenden Schulen fünf (5) unterschiedliche Teillose zu bilden.
Allerdings kann von dem Grundsatz der Losaufteilung abgewichen werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (vgl. § 97 Abs. 4 S. 3 GWB, § 22 Abs. 1 S. 2 UVgO). Es ist aus diesem Grunde in jedem Einzelfall zu prüfen, ob einzelne oder sogar alle Lose aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen zu einem Gesamtauftrag zusammengefasst werden können. Dabei ist zu beachten, dass Lose regelmäßig insbesondere kleineren und regionalen Speisenanbietern eine Teilnahme an einem Vergabeverfahren erlauben. Je umfangreicher der jeweilige Auftrag, desto schwieriger wird es in der Regel für kleine Unternehmen, diesen Auftrag ausführen zu können und sich an dem Vergabeverfahren zu beteiligen.
Beispiel für eine Abweichung vom Grundsatz der Losaufteilung:
Ein Träger beabsichtigt, einen Auftrag zur Speisenlieferung für eine Schule und die daneben liegende Kita zu vergeben. Er hat berechnet, dass die täglichen Fahrtkosten außer Verhältnis zu den Kosten für die Speisen stehen, wenn getrennte Lieferaufträge für die Schule und Kita vergeben würden.
Weiter wäre der einzelne Auftrag zur Speisenversorgung der Kita aufgrund der geringen Anzahl der dort zu versorgenden Kinder und der Fahrtkosten unwirtschaftlich für den Träger und daher nicht umsetzbar. Unter diesen Voraussetzungen sprechen im Rahmen der jeweils durchzuführenden Interessensabwägung gute Gründe dafür, dass wirtschaftliche Gründe eine Gesamtvergabe der Speisenlieferung für Schule und Kita erfordern.
Außerdem können sog. Angebots- und Zuschlagslimitierungen festgelegt werden. Dies bedeutet, dass jeder Bieter nur auf eine begrenzte Anzahl von Losen Angebote abgeben darf (= Angebotslimitierung) und der Auftraggeber die Zahl der Lose begrenzen kann, auf die ein Bieter den Zuschlag erhalten darf (= Zuschlagslimitierung).
So kann verhindert werden, dass ein einzelner Bieter den Zuschlag für alle Lose erhält. Siehe hierzu im Einzelnen § 30 VgV und § 22 UVgO.
L
Leistungsbeschreibung
Kernstück der Vergabeunterlagen ist die Leistungsbeschreibung, in der die ausgeschriebene Leistung beschrieben sein muss. Daher muss die Leistungsbeschreibung mit größter Sorgfalt unter Beachtung der Vergabegrundsätze erstellt werden. Die Leistungsbeschreibung muss eine klare Kalkulationsgrundlage für die Bieter bieten. Daher sind alle kalkulationsrelevanten Umstände in der Leistungsbeschreibung anzugeben.
Die zu erbringenden Leistungen sind so eindeutig und erschöpfend wie möglich darzustellen.
Basis für die Leistungsbeschreibung sind bei der Vergabe von Verpflegungsaufträgen regelmäßig die Ergebnisse der Analysephase und das ggf. daraufhin erstellte Verpflegungskonzept.
Dabei bietet sich die Möglichkeit an, in der Leistungsbeschreibung Mindestanforderungen an die Qualität der vom Auftragnehmer zu erbringenden Verpflegungsleistung festzulegen.
Mindestanforderungen sind vom Auftraggeber festgelegte Anforderungen an die vom Auftragnehmer zu erbringende Leistung, z.B. die Vorgabe, eine Mahlzeit anzubieten, bei der die Warmhaltezeit maximal 180 Minuten beträgt. Ein Angebot, das die Mindestanforderungen nicht erfüllt, ist von der Wertung zwingend auszuschließen (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV; § 42 Abs. 1 Nr. 4 UVgO).
Die Anforderungen der Leistungsbeschreibung sind mit Augenmaß zu formulieren. Je höher die Anforderungen an die Verpflegungsleistungen sind, desto weniger Bieter können diese möglicherweise erfüllen. Dies kann dazu führen, dass keine Angebote abgegeben werden.
In der Leistungsbeschreibung ist der Auftragsgegenstand so eindeutig und erschöpfend wie möglich zu beschreiben, sodass die Beschreibung für alle Bieter gleich verständlich ist und die Angebote der Bieter miteinander verglichen werden können. Hat ein Bieter dennoch offene Fragen, kann er diese beim Auftraggeber stellen und insbesondere klarstellende oder ergänzende Informationen einholen. Diese zusätzlichen Informationen müssen allen Bietern zugänglich gemacht werden, um die Gleichbehandlung der Bieter zu gewährleisten. Eine nicht eindeutige Leistungsbeschreibung kann dazu führen, dass Auftraggeber und Bieter unterschiedliche Ansichten über den genauen Leistungsumfang haben.
Hierbei gilt: Widersprüche und Unklarheiten in der Leistungsbeschreibung gehen im Zweifel zu Lasten des öffentlichen Auftraggebers. Mit der Angebotsunterzeichnung wird die Leistungsbeschreibung zum Vertragsbestandteil und die Bieter verpflichten sich, die geforderten
Leistungen zu erbringen.
M
Markterkundung
Im Vorfeld eines Vergabeverfahrens können Markterkundungen durchgeführt werden, um auf diese Weise die Auftragsvergabe vorzubereiten und Unternehmen über die Auftragsvergabepläne und -anforderungen zu unterrichten (vgl. näher § 28 VgV; § 20 UVgO).
Q
Qualität der eingesetzten Produkte
Um eine hohe Lebensmittelqualität der eingesetzten Produkte sicherzustellen, sollten diese eine gute Produktqualität vorweisen und unter klaren Anforderungen produziert sowie verarbeitet werden. Orientierung zur Erfüllung der Qualitätsansprüche bietet das Gütezeichen „Geprüfte Qualität“ des Freistaates Bayern, das spezifisch für verschiedene Produktbereiche Qualitätsansprüche definiert.
Beispiel für eine Vorgabe zur Qualität des verwendeten Rindfleisches in der Leistungsbeschreibung unter Verwendung des Gütezeichens „Geprüfte Qualität“ Der Auftragnehmer hat ausschließlich Rindfleisch zu verwenden, das nach den Qualitäts- und Prüfbestimmungen des Gütezeichens „Geprüfte Qualität“ des Freistaates Bayern zertifiziert ist.
Beispiel für einen Nachweis, anhand dessen geprüft werden kann, ob der Auftragnehmer die im vorgenannten Beispiel beschriebenen Anforderungen einhält und ausschließlich Rindfleisch verwendet, welches nach den Qualitäts- und Prüfbestimmungen des Gütezeichens „Geprüfte Qualität“ des Freistaates Bayerns zertifiziert ist:
Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber spätestens innerhalb eines Monates nach Leistungsbeginn durch Vorlage eines auf den Auftragnehmer für „Rindfleisch“ ausgestellten Zertifikats „Geprüfte Qualität“ des Freistaates Bayern sowie weiteren geeigneten Unterlagen (z.B. Lieferscheinen, Speiseplänen, Essenszahlen) prüfbar und nachvollziehbar nachzuweisen, dass er ausschließlich Rindfleisch, welches nach den Qualitäts- und Prüfbestimmungen des Gütezeichens „Geprüfte Qualität“ des Freistaates Bayerns zertifiziert ist, einsetzt. Sofern der Auftragnehmer nicht selbst nach den Qualitäts- und Prüfbestimmungen des Gütezeichens „Geprüfte Qualität“ des Freistaates Bayern zertifiziert ist, hat der Auftragnehmer durch Vorlage des Zertifikats oder mehrerer Zertifikate, welche auf den bzw. die jeweiligen Lieferanten ausgestellt ist/sind, nebst weiteren geeigneten Unterlagen (z.B. Lieferscheinen, Speiseplänen, Essenszahlen) für den Auftraggeber prüfbar und nachvollziehbar nachzuweisen, dass das von ihm eingesetzte Rindfleisch nach den Qualitäts- und Prüfbestimmungen des Gütezeichens „Geprüfte Qualität“ des Freistaates Bayerns zertifiziert ist.
Der Auftragnehmer hat die in Satz 1 oder Satz 2 beschriebenen Nachweise auch dann zu erbringen, wenn der Auftraggeber ihn hierzu während der Vertragslaufzeit auffordert. In diesem Fall hat der Auftragnehmer das entsprechende Zertifikat sowie die weiteren Unterlagen dem Auftraggeber innerhalb von fünf (5) Kalendertagen nach Zugang der Aufforderung zu übermitteln.
Beispiel für ein Zuschlagskriterium, durch die der Auftraggeber bei der Wertung positiv berücksichtigen will, dass der Bieter über die in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Mindestanforderungen hinaus, einen größeren Anteil an Produkten, die nach den Qualitäts- und Prüfbestimmungen des Gütezeichens „Geprüfte Qualität“ des Freistaates Bayerns zertifiziert sind, anbietet.
Bietet der Bieter über die in der Leistungsbeschreibung aufgestellte Mindestanforderung, ausschließlich Rindfleisch zu verwenden, das nach den Qualitäts- und Prüfbestimmungen des Gütezeichens „Geprüfte Qualität“ des Freistaates Bayerns zertifiziert ist, hinaus Produkte der in den Qualitäts- und Prüfbestimmungen des Gütezeichens „Geprüfte Qualität“ des Freistaates Bayerns genannten Produktbereiche „Milch und Erzeugnisse auf Milchbasis“ und/oder „Teigwaren“ und/oder „Speise- und Speisefrühkartoffeln“ an, erhält das Angebot zusätzlich für jeden weiteren dieser Produktbereiche einen (1) Punkt.
Der Bieter hat hierzu in seinem Angebot anzugeben, welche weiteren Produktbereiche, die die Qualitätsund Prüfbestimmungen des Gütezeichens „Geprüfte Qualität“ des Freistaates Bayerns erfüllen, er im Auftragsfalle einsetzen wird. Weiter hat der Bieter mit seinem Angebot durch die Vorlage der entsprechenden Zertifikate nachzuweisen, dass er oder seine Lieferanten für diese weiteren Produktbereiche nach den Qualitäts- und Prüfbestimmungen des Gütezeichens „Geprüfte Qualität“ des Freistaates Bayerns zertifiziert sind.
R
Rechtsschutz
Nationale Verfahren
Bei einem Verfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte besteht nur ein eingeschränkter Rechtsschutz. Bieter können lediglich eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde sowie den jeweils zuständigen VOB/VOLStellen einreichen bzw. im Vorfeld der Zuschlagserteilung eine einstweilige Verfügung beim zuständigen Zivilgericht auf vergaberechtskonforme Durchführung des Vergabeverfahrens bzw. Unterbleiben der Zuschlagserteilung erwirken. Nach wirksamer Zuschlagserteilung kann diese im Wege des ordentlichen Rechtsschutzes nicht mehr rückgängig gemacht werden. Dann greifen nur noch etwaige Schadensersatzansprüche.
EU-weite Verfahren
Bei einem Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte sieht § 134 GWB – aus Gründen eines effektiven Rechtsschutzes – eine Informations- und Wartepflicht für öffentliche Auftraggeber vor Zuschlagserteilung vor (siehe hierzu S. 34). Innerhalb dieser Wartefrist können die unterlegenen Unternehmen die geplante Zuschlagserteilung auf ihre Vergaberechtskonformität hin prüfen und gegen die Zuschlagserteilung ggf. einen Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer einreichen. Die zuständige Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag eines antragsbefugten Unternehmens ein (= Antragserfordernis). Sofern bis zum Ablauf der Wartefrist dagegen kein Nachprüfungsantrag eingereicht wurde, darf der öffentliche Auftraggeber den Zuschlag erteilen.
Die einzelnen Anforderungen an einen Nachprüfungsantrag sind in §§ 160, 161 GWB festgelegt. Insbesondere muss der geltend gemachte Vergabemangel grundsätzlich vor Erhebung des Nachprüfungsantrags gegenüber dem Auftraggeber gerügt worden und keine oder keine ausreichende Abhilfe der ausschreibenden Stelle erfolgt sein. Der Nachprüfungsantrag muss sodann innerhalb von 15 Kalendertagen nach dem Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, und noch vor (wirksamer) Zuschlagserteilung gestellt werden.
Im vergaberechtlichen Rechtsschutz gilt die Beschleunigungsmaxime, d. h., grundsätzlich muss innerhalb von fünf Wochen ab Eingang des Nachprüfungsantrages vonseiten der Vergabekammer eine Entscheidung gefällt werden. Gegen diese Entscheidung können die Verfahrensbeteiligten innerhalb von zwei Wochen nach Maßgabe der §§ 171 ff. GWB beim Oberlandesgericht eine sofortige Beschwerde einlegen.
S
Seefische aus bestandserhaltender und nachhaltiger Fischerei
Um die Nachhaltigkeit in der Warenbeschaffung zu gewährleisten, bietet es sich an, als einen der Aspekte Seefische aus bestandserhaltender Fischerei zu fordern. Orientierung bietet hier beispielsweise das Gütezeichen „Marine Stewardship Council“ (MSC).
Beispiel für die Vorgabe zur Verwendung von Seefisch aus bestandserhaltender und nachhaltiger Fischerei in der Leistungsbeschreibung:
Der Auftragnehmer verwendet Seefische, welche die Anforderungen des Gütezeichens „Marine Stewardship Council“ (MSC) erfüllen. Der Auftragnehmer hat unaufgefordert am Ende eines jeden Vertragsjahres durch Vorlage von Unterlagen (z.B. Lieferscheinen und Rechnungen) und Essenszahlen nachzuweisen, dass er ausschließlich Seefische eingesetzt hat, welche die Anforderungen des Gütezeichens „Marine Stewardship Council“ (MSC) erfüllen. Aus den vom Auftragnehmer eingereichten Unterlagen müssen sich für den Auftraggeber die Produkte eindeutig als zertifiziert identifizieren lassen.
V
Verwendung von saisonalem Obst und Gemüse als Zuschlagskriterium
Der Auftraggeber verfolgt das Ziel, dass das Speiseangebot saisonales Obst und Gemüse umfasst.
Als saisonales Obst und Gemüse gelten solche Produkte, die in dem als Anhang XX beigefügten Saisonkalender genannt sind. Im Saisonkalender ist beschrieben, zu welchem Jahreszeitraum diese Produkte in der Region des Leistungsortes geerntet und auf dem Markt angeboten werden („Ernteund Angebotszeitraum“). Das vom Auftragnehmer verwendete saisonale Obst und Gemüse muss nicht aus der Region des Leistungsortes stammen.
Es darf allerdings nur innerhalb des im Saisonkalender für das jeweilige Produkte definierten Ernte- und Angebotszeitraum verwendet werden.
Der Auftraggeber beabsichtigt auf diese Weise den Kindern die in den Lehrplänen verankerte Ernährungskompetenz auch über den Unterricht hinaus zu vermitteln und auf praktische Art und Weise erfahrbar zu machen. Der Bieter hat aus diesem Grunde zwei Speisepläne für jeweils vier (4) Wochen aus zwei (2) unterschiedlichen Jahreszeiten mit dem Angebot einzureichen. Diese Speisepläne müssen ein Muster für die vom Bieter im Auftragsfalle verwendeten Speisepläne darstellen. Der Auftraggeber wird anhand der unter XX beschriebenen Bewertungsmethode bewerten, ob und inwieweit sich aus dem Speiseplan ergibt, dass der Bieter saisonales Obst und Gemüse verwendet.
V
Vegetarische Gerichte
Häufig finden sich auf Speiseplänen sehr viele Fleischgerichte.
Beispiele für Vorgaben zur Häufigkeit fleischhaltiger Gerichte in der Leistungsbeschreibung
• Wird täglich nur ein Menü angeboten, stehen wöchentlich mindestens ein und maximal zwei fleischhaltige Gerichte auf dem Speiseplan.
• Stehen zwei oder mehr Menüs täglich zur Auswahl, darf maximal eines davon als fleischhaltiges Gericht angeboten werden.
W
Warmhaltezeit der Speisen
Die Warmhaltezeit bezeichnet die Zeitspanne zwischen der Beendigung des Garprozesses und der Speisenausgabe an den letzten Tischgast. Mit zunehmender Warmhaltezeit nimmt die Qualität der Speisen ab, sodass eine Regelung über die maximale Warmhaltezeit getroffen werden sollte.
Beispiel für Mindestanforderungen zu Warmhaltezeiten der Speisen in der Leistungsbeschreibung Es sind möglichst kurze Warmhaltezeiten vorzusehen. Die Warmhaltezeit bezeichnet die Zeitspanne zwischen der Beendigung des Garprozesses und der Speisenausgabe an den letzten Tischgast. Die Warmhaltezeit für alle Komponenten beträgt maximal drei Stunden.
Die Lager-, Transport- und Ausgabetemperatur von kalten Speisen beträgt maximal 7 °C. Die Warmhalte-, Transport und Ausgabetemperatur von warmen Speisen beträgt mindestens 65 °C. Die Wärmebzw. Kühlkette wird nicht unterbrochen.
Z
Zielgruppenorientierung des Speiseplans als Zuschlagskriterium
Unterkriterium:
Verständliche Darstellung der Menülinien Im vom Auftragnehmer verwendeten Speiseplan müssen die Menülinien für die zu verpflegende Personengruppe verständlich dargestellt sein. Die Menülinien sind verständlich dargestellt, wenn für diese Personengruppe eindeutig erkennbar ist, aus welchen Speisenkomponenten die Menülinien bestehen.
Der Bieter hat aus diesem Grunde einen Speiseplan für vier (4) Wochen mit dem Angebot einzureichen.
Dieser Speiseplan muss ein Muster für die vom Bieter im Auftragsfalle verwendeten Speisepläne darstellen. Der Auftraggeber wird anhand der unter XX beschriebenen Bewertungsmethode bewerten, ob und inwieweit in dem vom Bieter eingereichten Speiseplan die Menülinien für die zu verpflegende Zielgruppe verständlich dargestellt sind.
Unterkriterium:
Individuelle Ausrichtung der Speisen
Der Auftragnehmer hat das in der Leistungsbeschreibung geforderte Speisenangebot an den individuellen Anforderungen der Zielgruppe auszurichten.
Aus Gründen der Transparenz und Bestimmtheit muss sodann der Begriff der „individuellen Anforderungen der Zielgruppe“ konkretisiert werden. Bei einer Ausschreibung betreffend die beabsichtigte Verpflegung einer Kita könnte beispielhaft wie folgt formuliert werden:
Der Bieter hat aus diesem Grunde auf maximal drei (3) DIN-A-Seiten auf die folgenden Punkte einzugehen:
• Dem Auftraggeber ist es wichtig, dass der Auftragnehmer die Wünsche und Anregungen der Kinder und Eltern und Mitarbeiter der Kita zur Speiseauswahl bei der Speiseplangestaltung berücksichtigt, dabei aber gleichzeitig die Vorgaben aus der Leistungsbeschreibung einhält; diese also nicht aufgrund der Wünsche und Anregungen reduziert. Der Bieter hat aus diesem Grunde zu beschreiben, wie er im Auftragsfall konkret die Wünsche und Anregungen der Kinder und Eltern und Mitarbeiter der Kita zur Speiseauswahl berücksichtigen wird und dabei gleichzeitig sicherstellen wird, dass die Vorgaben aus der Leistungsbeschreibung eingehalten werden.
• Dem Auftraggeber ist es wichtig, dass der Auftragnehmer regelmäßig typische Lieblingsgerichte von Kindern anbietet und auch bei diesen Gerichten die in der Leistungsbeschreibung geforderten Lebensmittel verwendet, z.B. Lasagne mit Vollkornnudeln. Der Bieter hat aus diesem Grunde zu beschreiben, wie er im Auftragsfall typische Lieblingsgerichte von Kindern mit den in der Leistungsbeschreibung geforderten Lebensmitteln verknüpfen wird.
• Dem Aufraggeber ist es wichtig, dass die Kinder bei den Mahlzeiten den Eigengeschmack der Speisenkomponenten wahrnehmen können. Der Bieter hat aus diesem Grunde zu beschreiben, wie er im Auftragsfall sicherstellen wird, dass die zu verpflegenden Kinder den Eigengeschmack der Speisenkomponenten wahrnehmen können.
• Dem Auftraggeber ist es wichtig, dass der Auftragnehmer solche Speisen anbietet, die den Esskompetenzen der Kinder entsprechen. Der Bieter hat aus diesem Grunde zu beschreiben, wie er im Auftragsfall sicherstellen wird, dass Speisen angeboten werden, die den Esskompetenzen der Kinder entsprechen.
Z
Zuschlagserteilung
Mit der wirksamen Zuschlagserteilung kommt der Vertrag zustande. Für den Regelfall der elektronischen Zuschlagserteilung sind die besonderen Formvorschriften für den Abschluss von Verträgen nach dem jeweils einschlägigen Landesrecht zu beachten (so bedürfen z.B. gemäß Art. 35 Abs. 2 S. 1 der Landkreisordnung für den Freistaat Bayern Erklärungen, durch welche ein Landkreis verpflichtet werden soll der Schriftform, soweit es sich nicht um ein ständig wiederkehrendes Geschäft des täglichen Lebens handelt, welches finanziell von unerheblicher Bedeutung ist).
Aufhebung des Verfahrens: Die Prüfung und Wertung der Angebote kann auch ergeben, dass kein wirtschaftliches Angebot vorliegt oder kein Angebot den vorgegebenen Bedingungen entspricht oder sich die Grundlagen des Vergabeverfahrens wesentlich geändert haben oder andere schwerwiegende Gründe bestehen. Ist dies der Fall, kann das Vergabeverfahren rechtmäßig aufgehoben werden (vgl. § 63 Abs. 1 VgV; § 48 Abs. 1 UVgO).
Z
Zuschlagskriterien
Der Zuschlag ist gemäß § 127 Abs. 1 GWB, § 58 Abs. 1 VgV und § 43 Abs. 1 UVgO auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-/Leistungs-Verhältnis. Grundlage für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ist eine Bewertung des öffentlichen Auftraggebers, ob und inwieweit das Angebot die vorgegebenen Zuschlagskriterien erfüllt. Dem öffentlichen Auftraggeber steht dabei ein weiter Spielraum zu, welche Zuschlagskriterien er zur Bewertung des wirtschaftlichsten Angebotes berücksichtigen möchte.
Anhand der Zuschlagskriterien wird ein Angebot bewertet.
Zuschlagskriterien werden oftmals auch als Wertungskriterien, Bewertungskriterien, oder B-Kriterien bezeichnet. Wichtig ist immer eine eindeutige Bezeichnung!
Zuschlagskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen. Sie müssen so festgelegt und bestimmt sein, dass die Möglichkeit eines wirksamen Wettbewerbs gewährleistet wird, der Zuschlag nicht willkürlich erteilt werden kann und eine wirksame Überprüfung möglich ist, ob und inwieweit die Angebote die Zuschlagskriterien erfüllen. Die Zuschlagskriterien dürfen sich auf die folgenden Aspekte beziehen:
• Preis
• Qualitative Aspekte
• Umweltbezogene Aspekte
• Soziale Aspekte
Im Zusammenhang mit der Vergabe von Verpflegungsleistungen kommen neben dem Preis oder den Kosten z.B. die folgenden Zuschlagskriterien in Betracht:
Mögliche Zuschlagskriterien für die Vergabe von Verpflegungsleistungen:
• Warmhaltezeiten (beispielsweise der Zeitraum, der eine festgelegte maximale Warmhaltezeit unterschreitet) Beispiel: Es wird bewertet, ob und in welchem Umfang der Bieter die in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Maximal-Warmhaltezeiten unterschreitet.
• Sensorische Qualitätsbewertung, welche im Rahmen eines Probeessens beurteilt wird Beispiel: Es wird bewertet, inwieweit die Speisen des Probeessens definierte Kriterien bezüglich Aussehen, Geruch, Mundgefühl und Geschmack erfüllen.
• Höhe des Bio-Anteils der Speisen (beispielsweise der Anteil, der über einen festgelegten Mindest-Bio-Anteil hinausgeht)
Beispiel: Es wird bewertet, in welchem Umfang der Bieter über den in der Leistungsbeschreibung konkret geforderten Mindestanteil an ökologisch/
biologischen Produkten entsprechend der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 hinaus für den Auftragsfall ökologisch/biologische Produkte entsprechend der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 verwendet.
• Stornierungsfristen im Rahmen des Bestellvorgangs
Beispiel: Es wird bewertet, ob und in welchem Umfang die Bieter die in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Stornierungsfristen des Bestellvorgangs unterschreiten. Die Zuschlagskriterien können in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen angegeben sein.
Der Preis (oder die Kosten) sollte(n) ein Zuschlagskriterium sein (zur Möglichkeit, auch Festpreise oder Festkosten vorzugeben, siehe § 58 Abs. 2 S. 3 VgV und § 43 Abs. 2 S. 3 UVgO). Bei der Vergabe von Verpflegungsleistungen ist zu empfehlen, neben dem Preis (oder den Kosten) weitere Zuschlagskriterien zu verwenden, da nach der Rechtsprechung qualitative Zuschlagskriterien grundsätzlich umso größeres Gewicht haben sollten, je weniger es sich um marktübliche, standardisierte Leistungen handelt. Außerdem wird auf diese Weise der Gefahr begegnet, dass bei einer reinen Preisvergabe Kosteneinsparungen der Bieter zu Lasten der Verpflegungsqualität gehen.
